Privacyverklaring

Franciscus vindt de privacy van externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer jij bij Franciscus solliciteert, verwerkt Franciscus jouw persoonsgegevens daarom conform de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Onder het verwerken van persoonsgegevens wordt verstaan alle handelingen die Franciscus met jouw gegevens kan uitvoeren, zoals het verzamelen, vastleggen, bewerken, doorsturen, ordenen, verspreiden, bewaren en vernietigen van gegevens.

Deze privacyverklaring is bedoeld om jou te informeren over de manier waarop Franciscus met jouw persoonsgegevens omgaat en is van toepassing op de sollicitatieactiviteiten van Franciscus. De privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast om aan de veranderende privacyregels te blijven voldoen.

Doeleinden van verwerking

De persoonsgegevens die jij aan Franciscus doorgeeft, worden door Franciscus alleen gebruikt voor de sollicitatieprocedure en de daaropvolgende anonieme managementrapportages. De sollicitatieprocedure bestaat uit:

Het vergelijken van persoonsgegevens van sollicitanten met de huidige vacatures bij Franciscus.
Het opnemen van contact met sollicitanten om sollicitatiegesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken in te plannen.
Het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures.
Het (laten) uitvoeren van een (psychologische) test/assessment (alleen na akkoord sollicitant).
Het opstellen van geanonimiseerde statistische data zoals het aantal sollicitanten per vacature en de doorloopsnelheid van vacatures.

Gegevensverwerking

Sollicitatie

Franciscus verwerkt de persoonsgegevens die jij door middel van een formulier inclusief cv en/of motivatiebrief via onze website aan Franciscus doorgeeft. Ook verwerkt Franciscus de gegevens die wij van jou krijgen uit persoonlijke contacten, telefoongesprekken, brieven en/of e-mails in het kader van sollicitaties. Het gaat hierbij om persoonsgegevens verkregen in het kader van zowel open sollicitaties, als sollicitaties voor bestaande vacatures. Franciscus verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te beoordelen of jij een geschikte kandidaat bent voor de functie waarop jij solliciteert. Franciscus verwerkt de volgende persoonsgegevens van jou: personalia, contactgegevens, cv en motivatiebrief. Wanneer het in verband met bijzondere omstandigheden toch noodzakelijk is om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zal Franciscus voldoen aan de voorwaarden die hiervoor gelden en jou daarover informeren.

Job alert

Franciscus geeft de mogelijkheid een job alert in te stellen om op basis van het profiel dat je aanmaakt passende vacatures te ontvangen. Hiervoor dient een formulier ingevuld te worden waarin je personalia, een e-mailadres en voorkeuren voor functies opgeeft. Wanneer je de job alerts niet wilt ontvangen, geef je dit aan via de e-mail waarna Franciscus jouw gegevens verwijdert.

Franciscus maakt gebruik van WhatsApp om met jou in contact te komen. Dit gebeurt uitsluitend wanneer jij als kandidaat zelf contact zoekt via WhatsApp met een medewerker van Franciscus. Franciscus is niet verantwoordelijk voor gegevens die door WhatsApp zelf worden verwerkt. We adviseren je het privacybeleid van WhatsApp te raadplegen voor meer informatie. Wanneer dit relevant en noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie waarop jij solliciteert, kan Franciscus jouw profiel(en) op social media raadplegen. Franciscus kan alleen besluiten tot het raadplegen van jouw profiel(en) op sociale media, als jij solliciteert op een functie in de zorg of op een functie waarbij de kans bestaat dat jij in aanraking zult komen met gevoelige informatie over Franciscus, haar medewerkers en/of haar cliënten. Franciscus zal alleen de gegevens raadplegen die relevant zijn om te kunnen beoordelen of jij geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert. Als Franciscus jouw profiel(en) op sociale media heeft geraadpleegd, zal zij de resultaten daarvan met jou bespreken. Franciscus maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

(Psychologische) test /(ontwikkel) assessment

Wanneer een (psychologische) test / (ontwikkel) assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, meldt Franciscus dit vooraf in de vacaturetekst. De vacaturetekst vermeldt tevens het doel waarvoor de Franciscus test plaatsvindt. Als je wordt uitgenodigd voor een test of assessment, geeft Franciscus, na jouw toestemming, jouw naam, e-mailadres en cv door aan de organisatie die door Franciscus wordt ingeschakeld voor het afnemen van de test of assessment. Franciscus zal met deze organisatie een verwerkersovereenkomst sluiten waarin onder meer wordt opgenomen dat deze organisatie jouw gegevens vertrouwelijk behandelt en niet langer dan 4 weken bewaart. De organisatie stuurt de uitslag van de test of assessment per e-mail naar jou toe. Alleen wanneer je als kandidaat akkoord geeft aan de organisatie, worden de uitslagen / resultaten gedeeld met Franciscus. De uitslagen / resultaten worden uitsluitend ingezien door de medewerkers van Franciscus die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. De uitslagen / resultaten worden bewaard wanneer indiensttreding volgt in het dossier van de medewerker. In geval de sollicitatieprocedure niet wordt voortgezet worden de uitslagen / resultaten verwijderd uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd.

Doorsturen van gegevens

Franciscus stuurt alleen persoonsgegevens van jou door aan derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure of wanneer zij hiertoe wettelijk verplicht is. Franciscus zorgt ervoor dat er in dat geval zo min mogelijk gegevens worden doorgestuurd. Bovendien heeft Franciscus een (verwerkers)overeenkomst gesloten met eventuele derde partijen zodat jouw gegevens vertrouwelijk en conform de wetgeving worden behandeld.

Bewaren en verwijderen van gegevens

Franciscus bewaart jouw persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure. Uiterlijk 1 jaar na het beëindigen of afronden van deze procedure, of eerder wanneer jij dit aangeeft, vernietigt Franciscus jouw gegevens. Wanneer je hier schriftelijk mee akkoord bent gegaan, worden jouw persoonsgegevens een jaar langer in onze portefeuille bewaard voor het geval er alsnog een geschikte vacature ontstaat. Elk opvolgend jaar wordt hiervoor opnieuw toestemming voor gevraagd. Ben je hiermee niet akkoord of geef je jouw akkoord niet tijdig door, dan worden jouw gegevens uiterlijk één jaar nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd of afgerond, vernietigd.

Franciscus kan jouw gegevens langer bewaren in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer je een klacht hebt ingediend over de sollicitatieprocedure. In dat geval informeert Franciscus jou hierover. Wanneer de klacht is afgehandeld verwijderen wij jouw gegevens.

Franciscus verwerkt jouw persoonsgegevens die jij in het kader van de sollicitatieprocedure hebt verstrekt, omdat dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure en om jouw geschiktheid voor de functie waarop jij solliciteert te kunnen beoordelen. Op jouw schriftelijke verzoek zal Franciscus inzage geven in de persoonsgegevens die zij van jou heeft. Franciscus zal jouw persoonsgegevens per direct aanpassen of vernietigen wanneer jij daarom verzoekt en aan de voorwaarden voldoet. Ook zal Franciscus de persoonsgegevens die zij van jou heeft op jouw verzoek aan jou verstrekken of op jouw verzoek aan een andere organisatie overdragen. Je kunt je verzoek per e-mail aan Franciscus doorgeven op werving_selectie@franciscus.nl. Wanneer Franciscus over onvoldoende persoonsgegevens beschikt om de sollicitatieprocedure nog te kunnen doorlopen, kan zij de procedure beëindigen.

Toegang tot en beveiliging van gegevens

De toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt tot de medewerkers van Franciscus die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Dit zijn de medewerkers van recruitment, Mens & Organisatie en de beoogde leidinggevende(n). De medewerkers van Franciscus zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van sollicitanten die bij Franciscus solliciteren of informatie opvragen over bepaalde vacatures of de sollicitatieprocedure.

Franciscus zorgt voor adequate organisatorische en technologische beveiligingsmaatregelen om de handmatige en elektronische verwerking van jouw persoonsgegevens te beschermen en om eventueel misbruik te voorkomen. Franciscus waarborgt ook middels het sluiten van een (verwerkers)overeenkomst dat eventuele derde partijen die namens Franciscus personeelsgegevens verwerken, adequate beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens conform de privacywetgeving te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

Franciscus maakt gebruik van een aantal technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Zij heeft organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat alleen de medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, over jouw gegevens kunnen beschikken. Daarnaast heeft zij beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om jouw gegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging of verlies. Franciscus streeft ernaar haar beveiligingsprocedures uit te breiden zodra er nieuwe technologieën beschikbaar worden.

Vergewisplicht

Op grond van de ‘Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg’ is Franciscus verplicht om te controleren of jij geschikt bent om zorg te verlenen. Hiervoor doet zij onderzoek naar jouw arbeidsverleden. Franciscus raadpleegt het BIG-register en doet navraag bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie IGJ). Ook vraagt Franciscus jou om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Daarnaast kan Franciscus referenties opvragen bij jouw vorige werkgevers. Voordat Franciscus referenties opvraagt, zal zij jou daarover toestemming vragen en informeren.

Vragen of klachten?

Franciscus heeft een functionaris voor de gegevensbescherming die erop toeziet dat de privacywetgeving binnen Franciscus wordt nageleefd. Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Franciscus jouw gegevens verwerkt, dan kun je contact opnemen met deze functionaris voor de gegevensbescherming via fg@franciscus.nl.

Mocht je klachten hebben over de manier waarop Franciscus met jouw persoonsgegevens omgaat, dan kun je deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.