Als we niet goed registreren, loopt het ziekenhuis productie en inkomsten mis
De meeste mensen denken bij een ziekenhuis meteen aan witte jassen en operatiekamers. Maar achter de schermen speelt zich een minstens zo belangrijk proces af: de zorgregistratie. Want zonder goede registratie komt er geen geld binnen en zonder geld kunnen we geen zorg blijven leveren. We spraken met Truus, al 26 jaar werkzaam bij Franciscus, en Sahil, sinds kort student en medewerker op de afdeling.
Wie zijn jullie?
Truus: ‘26 jaar geleden ben ik bij Franciscus begonnen als verpleegster in de klinische dagpool. Toen mijn gehoor minder werd, kon ik niet meer aan het bed staan. Ik wilde blijven werken aan goede zorg en maakte de overstap naar de planning. Na de fusie van het Vlietland Ziekenhuis en het Sint Franciscus Gasthuis kwam ik in 2017 bij de zorgadministratie terecht. Daar ben ik ondertussen doorgegroeid van consulent naar adviseur.’
Sahil: ‘Ik heb sinds juli een bijbaan op de zorgadministratie. Samen met zes andere studenten ben ik aangenomen om de zorgadministratie van het ziekenhuis te ondersteunen. Ik heb gezondheidswetenschappen gestudeerd, een combinatie van economie en zorg, en ben momenteel bezig met een master gezondheidsrecht. Alles wat ik in de collegebanken leer, zie ik hier in de praktijk terug: hoe een ziekenhuis is georganiseerd, hoe het werkt met de DBC- systematiek en hoe belangrijk een juiste registratie is. Dat begrijp ik nu veel beter.’
Alles wat ik in de collegebanken leer, zie ik hier in de praktijk terug.
Wat doet de zorgadministratie eigenlijk?
Truus: ‘Wij zorgen ervoor dat alle zorg die in het ziekenhuis geleverd wordt, van consulten tot behandelingen en operaties, correct geregistreerd en gedeclareerd kan worden bij de zorgverzekeraars. Dat gebeurt via zorgpakketten, de zogeheten DBC’s (diagnose-behandelcombinaties). Sinds de privatisering van de zorg in 2006 moeten ziekenhuizen financieel zelfstandig en gezond blijven. Dat maakt een goede registratie extra belangrijk: alleen dan ontvangt het ziekenhuis de juiste vergoeding voor de zorg die we leveren. Een deel van ons werk is nog steeds het herstellen van fouten in registraties, maar steeds vaker richten we ons op het voorkómen daarvan. We kijken bijvoorbeeld hoe processen slimmer ingericht kunnen worden en we scholen collega’s, zodat registraties vanaf het begin goed gaan. Hoe beter dat aan de voorkant gebeurt, hoe minder herstelwerk er achteraf nodig is.'
Welke rollen zijn er binnen het team?
Sahil: ‘Als consulent ben je vooral bezig met de registratie zelf. Je bekijkt foutlijsten, controleert dossiers en hebt contact met artsen om te zorgen dat de registraties kloppen. Het gaat vaak om details er is kennis, inzicht en oog voor detail voor nodig evenals goede communicatieve vaardigheden. Het corrigeren van DBC'S is tijdsintensief onze werkstudenten ondersteunen hierbij. Een adviseur kijkt juist meer naar het grotere geheel. Die analyseert waar het misgaat in de processen en denkt mee over hoe we dat kunnen verbeteren. De adviseur is aanspreekpunt voor de arts met betrekking tot regelgeving en zaken die de taken van de consulent overstijgen.’
Wat maakt het werk uitdagend?
Truus: ‘Om de registratie goed en volledig te krijgen is samenwerking tussen verschillende disciplines binnen het ziekenhuis van groot belang. Het proces van bezoek van de patiënt tot het uiteindelijk versturen van de factuur is complex en wordt uitgevoerd door veel verschillende medewerkers. Er is ook veel wet- en regelgeving gemoeid bij dit proces. Er komt veel meer bij kijken dan dat je in eerste instantie zou verwachten.’
Het werk vraagt om mensen die processen kunnen analyseren, verbanden leggen en goed kunnen schakelen met artsen en collega’s.
Hoe ziet de toekomst van de zorgadministratie eruit?
Truus: ‘De komende jaren moeten we zorgen dat alle zorg die we leveren ook daadwerkelijk wordt beloond. Nu laten we soms nog geld liggen door fouten in registraties. Dat is zonde, want met dat geld kunnen we investeren in innovatie en mensen. Er komt daarbij ook veel wet- en regelgeving kijken: je moet precies weten wat wel en niet mag, en deze regelgeving is best complex. Het werk vraagt dus om een steeds hoger opleidingsniveau en om mensen die processen kunnen analyseren, verbanden leggen en goed kunnen schakelen met artsen en collega’s.’
Sahil: ‘Daarnaast kijken we hoe technologie ons kan helpen. We werken bijvoorbeeld al met ValueCare, een systeem dat risicoanalyses doet en hiervoor in een aantal gevallen ook AI gebruikt. Dat is veelbelovend, al blijft menselijke controle altijd nodig.’
Ik dacht dat de zorgadministratie de juiste behandelingen aan de juiste DBC’s koppelde, maar het is veel meer dan dat.
Hoe leiden jullie nieuwe collega’s op?
Truus: ‘Opleiden doen wij met veel zorg en aandacht. Naast het studententeam hebben we een speciaal traineeship zorgregistratie ontwikkeld van anderhalf jaar. Tijdens dit programma maak je kennis met drie verschillende onderdelen binnen de zorgadministratie. Je krijgt uitdagende opdrachten en doet brede ervaring op. Natuurlijk word je daarbij goed begeleid en gecoacht. We hopen dat je daarna net zo enthousiast bent over dit vak als wij.’
Hoe ervaar je het werken en leren hier?
Sahil: ‘Ik was verrast door hoeveel je eigenlijk moet weten. Ik dacht dat de zorgadministratie de juiste behandelingen aan de juiste DBC’s koppelde, maar het is veel meer dan dat. Je moet medisch inhoudelijk veel weten, patiëntendossiers kunnen uitlezen en wet- en regelgeving beheersen. Veel kennis doen we op aan de hand van de theorieboekjes die geschreven zijn door de opleider van de zorgadministratie. Dat leert heel prettig, omdat je die theorie meteen kunt toepassen in de praktijk. Donderdag zijn we altijd samen op kantoor. Dan bespreken we casussen, maar kijken we ook gewoon hoe het met iedereen gaat. Samen met zo’n twintig collega’s zorgen we dat we de deadlines van de zorgverzekeraars halen. Het is heel interessant en waardevol voor mijn carrière!’
Wil je meebouwen aan bedrijfsvoering en financiering in ons ziekenhuis? Bekijk de actuele vacatures binnen Finance & Control hier!